IA para academias en plena época de matrículas
Las familias y los alumnos reciben información de cursos en el momento, la matrícula se completa en un solo paso y los avisos salen sin que nadie los escriba.
Tu academia, con su propio equipo de IA
Así trabajaría tu equipo de IA un día cualquiera. Pulsa un robot o un ejemplo para verlo en su puesto.
Ejemplos de automatización para tu academia
La IA para academias es un asistente que informa sobre cursos, horarios y plazas, recoge las matrículas y envía avisos a alumnos y familias. En Aventib lo configuramos para academias de idiomas, refuerzo escolar, oposiciones, música o formación profesional, conectado con tus formularios, tu correo y tu sistema de gestión.
¿Qué complica la gestión de una academia cada curso?
Septiembre colapsa la secretaría
En pocas semanas llegan cientos de preguntas sobre niveles, horarios y precios. La misma información se explica una y otra vez por teléfono, correo y WhatsApp.
Matrículas a medio completar
Falta la autorización firmada, el justificante de pago o la prueba de nivel. Hay que perseguir a cada familia para cerrar el expediente.
Avisos que no llegan a todos
Se cambia una clase de aula o de hora y alguien no se entera. Al día siguiente hay alumnos esperando en la puerta equivocada.
Interesados que se enfrían
Una persona pide información sobre un curso de oposiciones en junio y nadie vuelve a escribirle cuando se abren las plazas en septiembre.
Qué hace un agente de IA para academias
Cuéntanos qué necesitas
Chatbot para academias con información de cursos
Responde sobre niveles, horarios, plazas disponibles, modalidades presencial u online y condiciones de pago, siempre con los datos que tú actualizas. Si alguien necesita orientación personal, propone una llamada con el coordinador.
Automatizar matrículas en un solo paso
El alumno o la familia rellena un formulario guiado, sube los documentos necesarios y recibe la confirmación. Si falta algo, el sistema lo pide automáticamente hasta completar la matrícula.
Pruebas de nivel y entrevistas agendadas
Quien se interesa por un curso puede reservar la prueba de nivel o una reunión informativa en el calendario del centro, sin llamadas de por medio.
Avisos a alumnos y familias
Cambios de aula, festivos, recordatorios de pago o de exámenes salen por el canal que prefiera cada familia. Tú redactas o apruebas el mensaje y llega a todos a la vez.
Seguimiento de interesados por curso
Cada persona que preguntó queda registrada con el curso que le interesa. Cuando se abre un grupo nuevo, recibe un aviso personalizado para que no se le pase el plazo.
Así funciona una tarde de septiembre en la academia
Ejemplo de cómo funciona. Cada negocio se configura a su medida.
- Dudas de una madre
Pregunta por clases de inglés para su hijo de doce años. El asistente explica los grupos disponibles y le ofrece reservar una prueba de nivel.
- Prueba reservada
Elige el jueves por la tarde. La cita aparece en el calendario del profesor de inglés con la edad y el curso del alumno.
- Matrícula completada
Un alumno de oposiciones sube el justificante que faltaba tras recibir un recordatorio. Su expediente queda completo y confirmado.
- Aviso de cambio de aula
Secretaría aprueba un mensaje sobre el cambio de aula del grupo de los martes y llega a todos los alumnos afectados.
Beneficios de la IA para academias y centros de formación
Las preguntas repetidas se resuelven solas y el equipo tiene tiempo para atender casos especiales y a las familias que necesitan orientación.
Los recordatorios automáticos reducen el ir y venir de documentos, y empiezas el curso con las matrículas cerradas.
Cada aviso llega a quien tiene que llegar, en el momento adecuado, y se reducen malentendidos y llamadas de última hora.
Cómo ponemos en marcha la IA para academias
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Escuchamos
Conocemos tu oferta de cursos, cómo se matricula hoy, qué herramientas usáis y en qué momentos del año se acumula el trabajo.
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Te proponemos
Preparamos un plan con la información que dará el asistente, el recorrido de matrícula y los avisos que se automatizan.
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Lo ponemos en marcha
Lo dejamos listo antes del periodo de matrículas, probamos con algunos alumnos y familias y ajustamos según sus respuestas.
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Medimos y mejoramos
Revisamos consultas atendidas, matrículas completadas y plazos de entrega para mejorarlo de un curso a otro.
Preguntas frecuentes sobre IA para academias
¿Qué es un chatbot para academias?
Es un asistente que atiende a alumnos y familias por WhatsApp o en la web. Informa sobre cursos, horarios y plazas, reserva pruebas de nivel y ayuda con la matrícula. Las dudas que necesitan una orientación personal pasan a la coordinación del centro.
¿Cómo automatizar matrículas en una academia?
Con un formulario guiado conectado a recordatorios. El alumno introduce sus datos, sube los documentos y recibe la confirmación. Si falta algo, el sistema lo pide de nuevo. La secretaría ve en una lista qué matrículas están completas y cuáles no.
¿Sirve para academias con alumnos menores de edad?
Sí, con cuidado. Los mensajes se dirigen a madres, padres o tutores, se piden solo los datos necesarios y se configura cumpliendo el RGPD. Te recomendamos revisar los consentimientos con tu asesor de protección de datos.
¿Puede usarse en academias online o de oposiciones?
Sí. En formación online suele ayudar con el acceso a la plataforma y los recordatorios de clases en directo; en oposiciones, con la información de convocatorias que tú publicas y el seguimiento de interesados hasta que se abre el grupo.
¿Cuánto cuesta un agente de IA para academias?
Depende del número de cursos, de alumnos y de las herramientas que haya que conectar. No damos precios cerrados sin conocer tu academia. Tras una primera conversación te enviamos una propuesta clara con lo que incluye.
¿Sustituye al personal de secretaría?
No. Se encarga de las preguntas repetidas y los recordatorios para que la secretaría dedique su tiempo a lo que requiere trato personal, como orientar a una familia indecisa o resolver una incidencia con un pago.
¿Hablamos de tu negocio?
Te respondemos con una primera idea de cómo podemos ayudarte. Sin compromiso.